跟单员是做什么的_外贸跟单员的工作内容

    
发布于:2017-11-30    分类:外贸参与者外贸经验           浏览: 3,843 次

什么是跟单员

跟单员是指在进出口业务中,在贸易合同签订后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险报检报关结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行贸易合同的外贸业务人员。

跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中,以客户定单为依据,跟踪产品(服务)运作流向并督促定单落实的专业人员,是各企业开展各项业务,特别是外贸业务的基础性人才之一。

跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中,跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别,但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

跟单员的类型

业务跟单:对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣,有购买意向的人进行跟进。以缔结业务,签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员或业务助理。

生产跟单:对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪,按期将货物送到客户手中。对内叫:业务经理或生产主管或总经理助理。不管是外贸公司的跟单员,还是工厂企业里的跟单员,他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。

外贸业务员工作内容

跟单员的工作内容

跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。因此,跟单员要:

(1)寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。

(2)设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

(3)传播信息:将企业产品的信息传播出去。

(4)推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。

(5)提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。

(6)收集信息:收集市场信息,进行市场考察。

(7)分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。

跟单员是业务助理。跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:

(1) 函电的回复:

(2) 计算报价单

(3) 验签订单

(4) 填对帐表

(5) 目录,样品的寄送与登记

(6) 客户档案的管理

(7) 客户来访接待

(8) 主管交办事项的处理

(9) 与相关部门的业务联系

跟单员是协调员。跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。

跟单员的工作特点

1.责任大:跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2.沟通,协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调能力特别重要。

3.做好客户的参谋:跟单员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。

4.工作节奏多变,快速:面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5.工作是综合性的:跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易实务和工厂的生产运作流程。

跟单员的要求

跟单员的素质要求

跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:

1.分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。

2.预测能力。能预测出客户的需求,企业的生产能力及物料的供应情况,便于接单,生产及交货的安排。

3.表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

4.专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点,来源及成分。知道产品的特点,款式,质量。便于和客户及生产人员的沟通。

5.与人共事的能力。与各部门的人员打成一片,使其自觉完成客户订单。

6.人际关系处理的能力。处理好与客户,与上级,与同事,与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

7.法律知识。了解合同法,票据法,经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法,守法,懂法,用法。

8.谈判能力。有口才,有技巧。

9.管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。

10. 物流知识。了解运输,装卸搬运,保管,配送,报关等知识。

跟单员的技能要求

1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识:(谈判,报价,接单,签合同 等等)。基础外语及函电往来。

2.物料采购跟单。(业务跟进)懂营销,懂产品。(物料,性能,使用,保养)

3.生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产,懂管理,懂沟通。

4.货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识,(运输工具,方法,配柜)及了解报关知识。

5.客户联络跟踪 (客户接待):了解对客户的管理,懂国际礼仪知识。

外贸跟单员详细工作流程

跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等。

一、接单(接单也即合同的签定,订单的取得)

合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同。

1.下单方式:客户下单的方式有:通过电话,Fax, Email或书面合同等方式。

2.接单的途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。

3.接单的形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:

(1) 合同;(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。

(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口。

还有协议书,意向书,订单和委托订单等。要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。

4.接单的程序: 接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。

(1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。

(2)发盘:(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

(3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。

(4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。

二、审单(即审核合同)

1.审单内容: 确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。

2.审单方法:

(1)产品名称,规格: 审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

(2)质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。

(3) 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%,有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。

(4)单价,总额的审查:

①客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单,要查看我们给他的报价。

②通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元)

(5)价格条款的审查: 出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:

FOB 船上交货价(指装运港的价格条件), C&F (Freight or Carriage Paid to…..)运费付至指定目地的交货, CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下:

FOB价格换算为其它价:

CFR价 = FOB价 + 运费

CIF价 =FOB价 +运费/1- 保险费率* 投保加成

②CFR价格换算为其它价:

FOB价 = CFR价 – 运费

CIF价 = CIF=CFR价/1-保险费率* 投保加成

CIF价格换算为其它价:

FOB价 = CIF价* (1 – 投保加成 X 保险费率) – 运费

CFR价 = CIF价 * ( 1 – 投保加成 X 保险费率)

(6)付款方式审查:

①付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。

②支付的货币能否接受?

(7)包装要求的审查:

①工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?

②客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?

③客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书)

内包装:普合,白合,彩合,吸塑

外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋。最主要是唛头印刷。

(8)交货期的审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。

(9)交货方式的审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。

注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用

关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。

①寄目录,样本:

②准备样品。

A:工厂现有的款式

B:新款

C:客户来样。

要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。作为

跟单员,我们要做到:

A: 有完整的产品资料,主动进行宣传。

B: 新品的成本,价格要进行核算。

C: 新品的制作要留有实样。

D: 客户的来样要保存好原样。

三、形式发票(PROFORMA INVOICE)

买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。 产品信息 (品名,数量,价格,交货期)。合同条款(价格条款,付款方法)。此外,提供我们的银行资料以便客户开证或汇款

注意几点:

1 .单价条款要明确 (FOB, CFR, CIF)

2 .交期要明确

3 .付款条件要明确 (LC, TT)

四、出口货物跟单的基本程序

出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。我们将这些程序概括为:

(1)筹备货物:按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物。

(2)催审单证:大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障,因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。

催证:货物快完成时,要催证。

审证:审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审,如开证的国家有无贸易往来,开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。

改证:审证后发现问题是常事。包装上,总金额,效期,包括拼写错误。要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。

(3)订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。

首先: 出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。

A. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨

B.制作装箱单:装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。

C.跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

(4)制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证商检证,保险单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁。

五、进口货物跟单的基本程序

其程序为:租船订仓,申请开证,催交装运,办理保险,商检报关及接货验收等。

(一)采购跟单的基本要求:适当的交货时间,适当的交货质量,适当的交货地点,适当的交货数量及适当的交货价格。(适时,适质,适地,适量,适价)

(二)物料采购跟单的原因: 以下原因造成我们要对物料进行跟催:

1、供应商方面的原因:由于供应商方面的原因造成交货不及时,而使我们必须跟单的原因有:超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良,质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低,完不成等原因。

2、企业方面的原因:供应商的选定有误,对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。

3、 沟通方面的原因:信息交换不及时。

(三)物料采购跟单流程:

1、 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单,要制成订购单传给供应商。制订购单时注意:审查请购单。熟悉订购的物料,价格确认,确认质量标准。确认物料需求量,制定订单说明书,发出订购单。(制作采购单P。26),将要采购的物料名称,规格型号,数量,价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商,并要求供应商签字回传。

2、订单跟踪:对长期合作的,信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺,跟踪原材料,跟踪加工过程,跟踪组装总测,跟踪包装入库。

3、物料检验:确定检验日期,通知检验人员,进行物料检验,处理检验问题。

4、物料进仓:协调送货,协调接受,通知送货,物料入库,处理接受问题。

(四)物料采购跟单的方法策略:催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料,使企业的经营成本降低。

1、 催单的方法:

(1)按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。

(2)定期跟催。于每周固定时间,将要跟催的订单整理好,打印成报表定期统一跟催。

生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期,产品是否按订单生产,因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度,发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线,查看进度,查看质量。

2、生产过程跟单的基本要求:

(1)按时交货:要使生产进度与订单交货期相吻合,做到不提前也不推迟。

(2)按质交货:生产出来的产品符合订单的质量要求。

3、生产过程跟单的流程:

(1)下达生产通知书。跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。

(2)分析生产能力。 生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。能否按期,按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?

(3)制定生产计划: 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。

4、跟踪生产进度

(1) 生产进度控制流程:

(2) 生产进度控制作业程序

(3) 生产进度控制重点: 实际进度与计划进度发生差异,要找原因。

(4) 跟踪生产进度的表单:生产日报表,生产进度差异分析表,生产进度控制表,生产异常处理表,生产线进度跟踪表。

(5)交期延误:如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。如不同意,一是协商,我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。

(6)我们再提一下有关订单的更改问题:客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的,(或增加,或减少)。有包装上的。(彩印,或白合)。有交期的变更。(或提前,或推迟)。接到客户要求变更,首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如还没按排,问题不大。如已按排了部份,要进行协商。比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,通用的问题不大。但如是专用的,客户要承担部份费用。对交期:如要提前,我们要根据实际情况说。如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要承担。

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